在Yintl(鹰腾咨询)咨询经历中，我们经经常会被客户的人力资源负责人问这么一个问题：职位说明书究竟有什么用？如果有用，怎么编写？在哪些地方可以用到职位说明书呢？
事实证明，在职位说明书管理上大部分的企业都是这么一种规律：企业在发展的过程中，没有对组织建设进行系统思考，对它的重视度不够，平时对职位也没有有效的管理起来。很多公司对职位是没有规划的，需要人员处理事情了，马上申请设立一个职位，招聘人员，入职上岗。人力资源部到处去发布信息，找人、挖人、面试，向用人部门推荐，可是推荐了很多人都不是用人部门想要的，或者是招进来试用了一段时间，发现不行又重新要求人力资源部去招人。如此，一来二往，人力资源部就弄不明白了“这么多人都不行，是不是故意刁难我呀”；用人部门也不干了“推荐的都不是我想要的，人力资源部是不是能力有问题呀”。好不容易招到人了，把人员的问题解决了。各部门内部和部门之间又出现了很多问题。招来的人不知道怎么去培训，不知道怎么用，今天安排干这个，明天安排干那个，社会主义的一块砖，哪里需要哪里搬。新进员工也弄糊涂了，我究竟来干什么的？为什么没有告诉我呢？这时候，企业意识到需要明确部门和职位的职责，由人力资源部牵头，开始着手编写职位说明书。人力资源部制定了详细的计划，把任务分派到每个部门负责人，各部门开始下笔。有些部门负责人不愿意动笔，人力资源部干脆就自己代笔。终于，公司大大小小的职位说明书都提交上来了，人力资源部对所有的职位说明书进行编号、封档、下文。这时候，人力资源部终于松了一口气了，这下可以交差了，公司的管理一定会随着上升一个档次。经过一段时间后，令人力资源部诧异的是，最严重的，还是那些问题，一点都没有解决，而且新问题还在不断涌现。于是，开始质疑职位说明书的作用了，抗拒的人员越来越多，使用的地方、频次慢慢减少了，最后，锁在人力资源的电脑了，再也没有出现过。以上，就是职位分析在企业里通常的命运。那么这是为什么呢？我们一起来分析根源。
1、管理人员不够重视。在这里不是说企业家不重视，而是企业的管理人员，特别是中层管理人员不够重视，认为这是人力资源部的事。人力资源部在这里只能充当监督、指导说明书编写的角色，真正的责任人是各部门负责人。因为部门负责人才最了解部门内部职位的职责，部门运作的流程和人员的分工合作。部门负责人要 对部门内所有职位负责，安排任职者编写职位说明书，对提交上来的职位说明书进行审核。
2、忽视职位分析。职位说明书的编写包括两部分，一是职位分析，二是职位说明书的编写。职位分析就是以战略为导向，以组织为基础，与流程相衔接，对职位 信息进行收集、整理、分析与综合的一系列工作程序、技术与方法。职位分析的成果就是职位说明书。只有把职位分析做好了，职位说明书的质量才能保证。
3、没有使用职位说明书的意识和流程。职位说明书编写出来以后，人力资源部就以为万事大吉了，把职位说明书锁在电脑里。职位说明书如果没有使用的话，只是一张张废纸，没有任何作用，只有跟人力资源的具体工作联系起来，才能起到基础的作用。所以，完成职位说明书以后，人力资源部需要做的不是松懈下来，而是趁热打铁，宣贯职位说明书的重要性，培训、指导各部门如何使用职位说明书，建立一系列的制度、流程来充分发挥职位说明书的作用。
4、忽略动态管理。职位说明书编写好以后，不是一劳永逸的事。随着企业的变化、战略方向的改变、组 织发生变革、流程优化，职位的职责也会发生变化。所以，一定要建立职位说明书的动态管理机制，适时更新职位说明书。
5、人力资源人员指导作用偏弱。人力资源人员在编写职位说明书的工作中，虽然不是编写的主要负责人，但是作用非常重大，需要组织、培训、指导各部门进行职位分析，编写职位说明书，对质量进行把关，最后，还需要使用、维护职位说明书管理系统。如果，人力资源人员的专业水平不到位的话，必然会影响职位说明书的质量和系统管理。在我们的调查中，职位说明书半路夭折的原因，很多就是人力资源部门的专业指导不够，缺少足够的技能和方法。最多的是，不知道如何使用职位说明书，放着一把利剑不知道如何使用。
以上5点，是在职位分析里常犯的错误，希望能给企业和人力资源人士一些提示。职位分析是人力资源管理的基础，希望企业能够认识到职位分析的重要性，建立一套真正适合企业实际需要的职位管理体系。在鹰腾管理上市系列丛书之《上市•策》一书中，有对如何开展职位分析工作做出了详细的阐释。