EHR的概念EHR是将先进的技术运用于人力资源管理,为企业建立人力资源服务的网络系统,使人员管理流程电子化。EHR可以缩短管理周期,减少HR工作流程的重复操作,使工作流程自动化,减少不必要的人为干扰因素,使最终用户(员工)自主选择HR信息和服务。另外,EHR可以使HR部门从提供简单的HR信息转变为提供HR知识和解决方案,随时向管理层提供决策支持,向HR专家提供分析工具和建议。
规划EHR系统步骤(1)确认企业人力资源管理的发展方向和优先次序,确认系统的目标和可能会涉及到的一些变量,决定HR信息系统计划的范围和重点。(2)建立EHR系统运行模型,要获得管理层的支持,确认资金和其他资源的支持。(3)设计解决方案。包括优化HR管理的流程,明确EHR的功能和技术需求,设计、购买或租赁功能模块,了解用户的使用体验,改进用户友好度。(4)实施解决方案。设计、安装系统,建立EHR工作流程、用户角色、界面等内容。(5)实施推广和效果评估这包括开发新的功能和流程、应用、技术支持和维护,及系统的整体效果评估。
建立EHR模型(1)需要制定人力资源管理信息化的策略,比如制定员工关系管理和HR服务模型等电子化的目标、策略和实施计划,这要从提高人力资源管理服务的质量出发,认真考虑如何为每个员工提供个性化的HR服务。(2)考虑企业的工作性质和信息化的水平,每个员工的工作环境和条件,是否可以随时方便地上网得到服务。(3)要一个企业建立HR门户网站的角度出发来规划整个的信息系统建设,要使这一系统成为不同用户的垂直形门户网站,规划好员工界面、经理工科界面和HR界面。(4)规划系统应该具备的功能,比如在线薪酬管理、绩效管理、招聘、培训、HR评估、福利管理和不同用户的HR自我服务。(5)要全面考察企业是否具备完整的系统运行环境,比如服务器、硬件设备、用户服务支持、数据处理和管理、流程控制等。
EHR是人力资源管理理念的革新对于HR工作者来说,EHR减少了大量繁杂的行政事务,并不意味着HR从业者就一定能成为企业的战略伙伴角色。只有当人力资源管理的流程得以优化,企业内外用于人力资源管理的种种资源和供应商得以整合,HR工作者才能从企业运作流程和工作关系上成为企业的战略合作伙伴。实施EHR系统需要HR管理工作者重新设定自己的角色和目标。在EHR的管理环境下,HR工作者所从事的最多的工作是帮助企业在人员管理上提供管理咨询服务,行政事务工作被电子化、自动化的HR流程所取代。一套人力资源管理住处系统可以给用户提供更有价值的服务。首先企业管理者可以迅速、准确地获得有关人员管理的信息,这可以使高层管理者和部门经理明了企业的人员状况、人才需求标准,有利于他们提高自己的员工管理水平。其次,对于员工来说,可以很方便地获得有关自己的考勤、薪资、培训记录等信息,并可以自己来维护这些信息,还可以实现在线报销、在线申请休假、在线查询等工作。统计数字表明,在美国,公司实施人力资源管理信息系统,平均每位员工投入的成本是35美元,但在第一年就可以收到可观的回报,员工的电话询问也减少了75%。戴尔公司2000年上半年通过互联网处理了300万美元的人力资源管理操作业务,思科公司通过e-learning系统一年节省了2400万美元。
EHR关键:改进服务EHR的关键在于管理者如何利用信息技术来改进对用户的服务。这些用户对象包括新老员工、经理、HR工作者和专家、退休员工等。在数据层面的关键问题是,各种HR的数据是如何记录和保存的,以及这些数据和信息如何转化才能成为HR系统可以识别和利用的信息。在功能层面,需要根据企业人力资源管理的实际情况,规划实际有效的、能够生产价值的功能模块,比如招聘、培训发展、薪酬、沟通渠道、绩效管理、福利管理、时间管理、自助服务等。内部网络及互联网、语音服务系统和技术化客户服务系统是EHR的技术及数据核心。其上游是供应链系统,比如薪酬福利管理供应商、HR服务供应商、HR咨询供应商及其他HR供应商。在下游,也就是客户端,面对的是员工、经理、HR管理者、企业高层管理者、退休员工等。因此需要注重不同用户各方面的需求,提供个性化的服务,提供自助服务,具备全面的客户关系管理,统一业务处理流程,以及整合供应链等。