国人一贯轻言敬字，也就是同样一句话，从嘴巴里直接说出来，相比写在白纸黑字上呈送给对方，对方的重视程度肯定是不一样的。日常沟通即是如此，在商业场合上沟通行为中更是如此，在厂家业务人员与经销商的首次见面过程中，除了双方的口头上的语言表达与沟通，必然还要通过书面的文件传递，来加深经销商对厂家对业务人员乃至对合作项目的兴趣与重视程度。
我们把首次拜访经销商中的文件资料工作先按照时间段来划分成三个阶段，既是拜访前，拜访中，拜访后。再按照文件性质划分成直接铺垫型，间接说明型，铺垫型，维系型。再按照文件的形式划分成通用型和定做型两类文件。具体的使用和注意事项如下：
1、在与新经销商首次见面前
在正式与新经销商直接见面前，必然要做好相关的铺垫工作，见面前给经销商提供的相关的文件资料，亦属于铺垫工作的一部分。铺垫工作的原则是让对方产生兴趣，这才是关键点，试想一下，按照常规的思路，先给经销商寄些企业介绍产品报价，这会让经销商有兴趣吗？现在经销商真的很缺产品吗？人，毕竟还是更多的会对另外某个人，或是故事产生兴趣，所以，在前期以邮寄形式提供给经销商的文件资料中，主要以企业老板（或是其他高层）在某媒体上的专访，本企业的产品营销From EMKT.com.cn故事，品牌故事等等，突出有意思的人，有意思的事情，以此来让经销商产生兴趣，突出老板和故事，其实是让经销商对其背后的企业产生兴趣，对未来的合作产生一些正面的联想，这就真正起到铺垫的作用了。这里有点要注意的，在前期提供给经销商的文件资料，切忌出现对企业和产品出现高大全式的介绍内容，这样会导致经销商拔高对厂家业务人员的看法，导致实际见面时出现落差，影响沟通效果。
2、在与新经销商首先见面中
再次强调一下，在第一次与经销商会面时，千万别把产品资料，企业介绍等等一堆文件带去，即便是带去，经销商老板当时最多也只是翻翻而已，甚至会基于这些资料，直接找你要相关的市场投入计划和营销计划之类，这会让厂家的业务人员很是被动。最安全的做好是只带两样东西，一是自己的名片，首先要把名片上升到文件的高度，要干净点的新名片，千万别在名片上手写个手机号码之类。二是企业出版的内部图书或是刊物，简单的一张名片，目的是保护厂家的业务人员，因为简单一张名片释放的信息只是我厂家和你经销商当前只是简单的接触，互相认识下而已，暂时还没上升到合作的程度，经销商自然也就不会抓着费用投入问题不放了，而企业内部的图书和杂志，一方面在传递企业本身的一些独有文化，另外一方面，也让经销商产生一些试图加入融入的感觉。同时，若是企业自己的内部图书出版，尤其是销售技术层面的，那是最好，这些书可以作为礼物，请经销商转赠给其下属业务人员。
3、在与新经销商首次会面后
简短的首次接触过后，肯定要想办法跟进的，可别等着经销商主动来找自己，也别直接电话跟进：张总，您对我们这个合作项目有兴趣吗~~~~~。而是可以采取文件资料的跟进办法，后期的文件资料可分为三种情况，一是首先会面的沟通备忘录，二是项目建议书，三是企业和产品的详细介绍，这三类资料可以一起发送，也可分开发送，关键是要看经销商在首次沟通所表面出来的合作意愿，合作意愿明显的，可合在一起发送，若是态度一般的，则可安排先给沟通备忘录，再给企业和产品介绍，最后给项目建议书的次序来分次发送，刻意的拉长时间段，增加接触机会。
在文件资料本身的包装上，要注意几点
一、一定要有封面，封面注明经销商的公司全称，老板全称，还得有客户编号，例如，湖北-武汉-准客户-016号。这会让经销商感觉到自己已经是他们半个客户了，进一步的拉近距离。
二、务必使用双层包装，别简单的把文件装在快递信封袋里就行了，而是使用文件夹来装文件，文件夹外面在包一层保护纸，然后再放到快递信封袋里求，这么做的目的就是让经销商感觉到厂家做事的认真和仔细，小处见大嘛。
三、突出定做的元素，无论的文件的封面，还是文件内容，一定要反复出现经销商公司的名称和老板的名字，不然的话，这就是见人就给的通用资料了，经销商老板很容易扔掉一份厂家四处散发的通用资料，但很少会扔掉一份写有自己公司的资料。